事務職の生成AIポートフォリオ｜自主制作1件を根拠付きでまとめる

事務職の生成AIポートフォリオは、自主制作した資料1件に「元の材料・自分が直した点・確認結果」を添えるところから作れます。 完成品だけを並べるより、どの条件を守り、どの誤りに気づいたかを説明できる形にしましょう。

対象は、生成AIを使う練習を始めたものの、仕事の実績として公開できる資料がまだない人です。プログラミングやWebサイト制作の経験は前提にしません。事務の文章整理や案内作成を題材に、学習成果を見せる一組の資料を作ります。

一次資料確認日：2026年10月4日。本稿の「共有備品の貸出案内」は編集部が設計した架空教材です。下書きも説明用の編集例であり、特定のAIの出力を測定したものではありません。応募先によって求める資料は異なるため、この形式による採用や受注を約束するものではありません。

事務職の経験を、説明できる一つの自主制作に変える

何を見せたいかを「文章が作れる」から一段具体化する

「生成AIが使えます」だけでは、読む人は任せられる範囲を判断しにくくなります。文章のたたき台を作れるのか、資料の食い違いを見つけられるのか、条件を変えても同じ手順で確認できるのか。ポートフォリオでは、そのうち一つを具体的な資料で説明します。

例えば、事務の案内作成なら「長い文章を短くする」だけで終わらせず、「対象者と申込期限を落とさず、初めて読む人が次の行動を選べる案内にする」と置き換えられます。ここまで決めると、完成品のどの部分を確認すべきかも見えてきます。

ハーバード大学Bok Centerのポートフォリオ解説は、学習成果のまとめ方として、作品例、振り返り、読み手に向けた見せ方の三つを挙げています。教育場面の解説ですが、完成品と制作過程の両方を扱う考え方は、自主制作を説明するときにも参考になります。

本稿ではこの考え方を、実務実績のない段階の自主制作へ応用します。「何を作ったか」に加えて「どの部分を自分で確かめたか」を見せます。実在する雇用主や顧客の欄を埋めるために架空の受注歴を作るのではなく、依頼主なしの練習作品と明示してください。

まず読み手を仮に一人決めましょう。社内の同僚に学習成果を説明するなら、他の人が扱える手順が中心です。応募用なら募集要項に関係する作業を選びます。まだ目的が定まらない場合は、今の事務経験から「内容が正しいか自分で確かめられる仕事」を一つ選ぶと、検証しやすくなります。

初めて作るときに、自動化、画像制作、データ分析まで一つに詰め込む必要はありません。完成後に説明できる範囲が広がったら、別の作品として追加します。最初の一件では、作業の始まりから確認までが途中で切れていないことを優先します。

題材は、公開できる材料と確認できる答えがあるものを選ぶ

題材選びで迷ったら、「入力を自分で用意できる」「完成条件を書ける」「間違いを自分で見つけられる」の三点で比べます。実際に困った業務をヒントにしても、社内文書をそのまま持ち出す必要はありません。会社特有の規則やデータは使わず、新しく条件を作ります。

例えば、機密の議事録を匿名化して公開するより、参加者も決定事項も架空の会議メモを用意するほうが、初回の自主制作では扱いやすくなります。名前だけを伏せても、日時や取引内容から関係者が分かる場合があります。公開してよいか判断できない情報は題材に含めません。

表の件数は、本稿の練習を小さくするための設定です。採用側が求める件数や、スキルを証明できる最低条件を示したものではありません。業務や応募先に合わせ、扱った範囲を正直に説明してください。

文章の確認が初めてなら、事務職の生成AI練習課題で小さな作業を試してから作品へまとめられます。すでに議事録の練習をしている人は、AI議事録の原文照合の記録を、公開可能な架空版に作り直す方法もあります。

選んだ題材について、あえて扱わない範囲も書きます。備品案内なら、予約の確定、在庫管理、利用者への自動連絡は含めない、とします。文章を一枚作っただけなのに「貸出業務を自動化」と表現すると、作品の実態より大きな能力を示すことになってしまいます。

架空の備品案内を、材料から完成条件まで設計する

今回は「貸出用の撮影スタンドを使う人へ、受付方法を一枚で案内する」という教材を作ります。会社名、担当者名、連絡先は設けません。以下の条件はすべて本稿用に作ったもので、一般的な備品管理の規則ではありません。

教材の原資料は「利用案内メモ・版1」と名付けます。対象は同じ拠点で働く担当者。受付は平日の10時から16時。貸出期間は当日中。返却は16時30分まで。持ち出しは拠点内だけ。故障に気づいたら使用を止めて管理担当へ知らせる。予約が確定するのは管理担当から連絡が来たとき、と定めます。

この条件から、完成品に必要な項目を先に作ります。利用対象、受付時間、使える場所、返却時刻、予約が確定する条件、故障時の行動の六つです。タイトルが読みやすくても、予約の確定条件が欠けていれば、今回の目的は満たしていません。

ここで「料金無料」「在庫は十分」「すぐ借りられる」といった情報を追加しない点も決めます。原資料に記載がないためです。書いていないことを自然な案内文で埋めてしまうと、作品を読む人が、どこまで根拠を確認したのか判断できなくなります。

原資料を短く作るときも、わざと矛盾した条件を残さないようにします。通常の教材を一つ完成させてから、矛盾のある材料を別の検証用として作ると、どちらの条件で何を試したのかが混ざりません。版1と検証用の変更版は、名前を変えて区別します。

完成条件の最後に「案内を読んだ人が、申請しただけでは予約確定でないと分かる」を加えます。単語の有無だけではなく、読み手がどう理解するかを見るためです。「申請後に利用できます」という文が残っていれば、予約確定の説明を別の場所に書いていても修正が必要です。

AIへの依頼文と、自分がした判断を分けて残す

AIへは、作品の目的、読み手、使ってよい材料、完成条件をまとめて渡します。「プロらしくして」という抽象的な依頼だけでは、華やかな表現が増え、根拠のない内容まで入りやすくなります。表現の工夫よりも、条件を変えないことを先に指定しましょう。

依頼文は、例えば次のように作れます。実際に使う際は、利用するサービスの入力規則や組織の方針を確認し、入力してよい架空資料だけで練習してください。

架空の備品貸出案内を作ります。利用案内メモ・版1だけを根拠に、初めて利用する人向けの短い案内を作ってください。対象、受付時間、利用場所、返却時刻、予約確定の条件、故障時の行動を含めてください。原資料にない料金や在庫状況は加えず、不明点として分けてください。案内の後に、各項目が原資料のどの条件に対応するかを記してください。

この依頼文そのものだけを作品として見せても、出力を確認できるとは限りません。AIがどう回答したか、自分が何を読んで直したかを続けて残します。利用したサービス名と実施日も記録しますが、画面に表示されていないモデル名や内部設定を推測して書く必要はありません。

人の判断には、文章の修正だけでなく「追加しなかったこと」も含まれます。例えば原資料に貸出料金がないため、無料という表現を採用しなかった、と記録できます。読み手に役立ちそうでも根拠がない情報を残さない判断は、完成品だけからは見えにくい部分です。

AIを使わずに先に完成例を自分で書き、その後でAIの下書きと比べる方法もあります。その場合は「自分の正解」と呼ぶ前に、元資料と一致しているかを確認してください。人が書いた文であっても、受付16時と返却16時30分を混同することはあり得ます。

生成AIの扱い方や入力データの注意点は、IPAのAIセキュリティ情報も確認先になります。本稿では特定サービスへの業務データ入力を推奨せず、公開のために一から作った教材で確認過程を示します。

修正前後は、見栄えより「意味が変わった箇所」を比べる

次は説明用の下書きに、誤りを意図的に入れた例です。「平日16時30分まで受け付けています。申し込めば当日中に利用できます。故障時は返却時に知らせてください」と書かれていたとします。この文章は自然に読めますが、原資料の条件とは違います。

受付は16時までで、16時30分は返却時刻です。申し込みだけでは予約は確定しません。故障時も、返却まで使い続けてよいわけではありません。こうした意味の違いを、変更理由と一緒に示すと、単なる言い換えとの違いが伝わります。

この表は、AIが実際に間違えた割合を示す実験結果ではありません。自分の作品へ流用するときは、実際に得た出力と、自分が確認した修正内容に置き換えます。修正がなかった項目を、実績を増やすために「直した」と書かないでください。

細かな表現の違いも、目的が分かれば記録できます。例えば「ご利用可能です」を「利用できます」へ直したなら、「初めて読む人向けに語尾をそろえた」と説明します。ただし、時刻や対象の修正と同じ重大さで並べず、事実の修正と読みやすさの調整を分けると見通しがよくなります。

完成品を、第三者が確認できるポートフォリオに整える

一枚の紹介文から、詳しい確認記録へ進める構成にする

作品ができたら、最初のページにすべてを詰め込まず、概要と詳しい記録を分けます。概要では「自主制作の備品案内」「元資料の六つの条件を保つ練習」「自分が担当したのは条件設計と照合」と分かれば、読む人が続きを見るか判断できます。

本稿の教材なら、紹介文は次のように書けます。「事務の案内作成を想定した自主制作です。架空の貸出条件を用意し、生成AIで案内の下書きを作る流れを設計しました。受付と返却の時刻、予約確定の条件、故障時の停止条件を確認する票を付けています。実際の会社への導入や時間短縮の測定は行っていません」。

この文章は編集部の教材説明です。自分がAIで下書きを作っていない段階で「生成AIで制作した」と書くのは避けます。手順の設計だけなら設計と書き、実行できたら実施日と結果を追加します。予定と実施済みが混ざらないことが、作品の信頼性を支えます。

詳細ページには、原資料、実際に使った依頼文、下書き、最終版、修正記録、確認票の順で置けます。読む人が比較しやすいよう、資料名と版をそろえます。画像だけにすると細かな文字が読みにくいため、重要な条件は選択・拡大できる本文や表でも載せます。

公開先は、まず手元のPDFや一つの文書で構いません。サイトを作ることが目的になってしまうと、内容の点検が後回しになります。提出先がファイル形式や容量を指定している場合は、その条件を優先してください。公開URLが必要になった段階で共有方法を選びます。

完成品が複数ある場合も、入口には目的の近いものを置きます。一般事務の応募に画像制作だけが先頭に並ぶと、文章や表の扱い方が伝わりにくいかもしれません。読み手の求める業務と、自分が説明できる作業の接点を案内文で示します。

確認票では、合格した項目だけでなく未確認を残す

確認票は「すべて問題なし」と書くためのものではありません。どの材料で、どこまで確かめたかを残すために使います。原資料との一致、文章同士の矛盾、読み手が取り違えそうな表現など、見る観点を分けると後から追いやすくなります。

備品案内なら、「受付時間は原資料と一致」「返却時刻は原資料と一致」「申請だけで確定すると読める文がない」「故障時の停止が明記されている」を一行ずつ確認します。チェックを付けた箇所のページや段落も残すと、他の人が同じ場所を見られます。

一方、「初めて読む人が迷わない」は、自分の点検だけでは十分に確かめられない場合があります。第三者に読んでもらっていないなら、その状態を「未実施」と書きます。「利用者テスト済み」とするために、AIに利用者役を演じさせた結果だけを使わないようにします。

AIに読み手の疑問を挙げてもらうことは、点検の補助にはなります。ただし、それは現実の利用者が理解できた証拠ではありません。「AIを使って疑問点を洗い出した」「人による読み合わせは未実施」と分ければ、何を確かめたかが明確です。

一度完成したら、条件を一つだけ変えた別版で再確認できます。例えば返却時刻だけを17時に変更し、案内のすべての該当箇所を直せるか試します。変更前の文章が末尾に残った場合は、修正漏れの検出例として記録できます。元の作品と変更版を混在させないよう、版名は別にします。

手順の停止条件を作品へ入れる場合は、生成AIで作るマニュアルの例外確認も参考にできます。ここで扱うのは確認票を含む作品の見せ方で、現場の規程そのものを作り替える方法ではありません。

AIを使った範囲と、自分の担当範囲を具体的に書く

AI利用の説明は、「AIを使用」と一言だけ書くより、工程で分けると伝わりやすくなります。原資料の作成、構成案、初稿、事実照合、修正、レイアウトのうち、どこに使ったかを記します。すべてを一人で行った場合でも、人とAIの役割は区別できます。

例えば「原資料と完成条件は自作。案内の初稿に生成AIを利用。原資料との照合、表現の修正、最終版の編集は自分が実施」と書けます。AIが提案した確認項目を採用したなら、その点も加えます。自分の判断を大きく見せるために、AIが行った工程を隠す必要はありません。

反対に、AIに任せたから自分の作業がないとも限りません。材料を選び、使ってよい情報を区別し、誤りを見つけ、完成条件に合うか判断したなら、その作業が説明できます。「プロンプトを工夫した」だけでなく、どの条件を明示した結果、何を確認しやすくしたかまで書きます。

チームで制作した作品では、自分が担当した範囲をさらに狭めます。ほかの人が作った原資料や確認票を、自分だけの成果のように見せないようにします。公開してよい範囲や共同制作者の名前の扱いも、制作時点で確認してください。

生成AIサービスの名称や画面は、変更されることがあります。作品の再現性を説明するときは、実施日と、その時点で自分が選んだ設定を記録します。「最新モデルを使用」といった後から意味が変わる表現より、「実施日と画面上の表示」を残すほうが後で読み直しやすくなります。

公開前に、数字・権利・共有範囲を点検する

作品の数字には、教材で決めた値と、実際に測定した値があります。貸出の受付時刻や確認項目の数は教材の設定です。一方、「作業時間が半分になった」「誤りが減った」は測定結果を意味します。設定値を成果の数字に置き換えないようにしてください。

作業時間を測るなら、どこからどこまでを含めたかを記録します。生成にかかった時間だけでなく、資料の準備、出力の照合、修正、提出形式への整理も必要です。条件が異なる二回の作業を比べただけなら、その限界を明示します。測定していない場合は、数字を載せなくても作品を説明できます。

公開するファイルには、本文以外の情報が残ることがあります。コメント、変更履歴、非表示のシート、画像に写った通知、ファイル名、文書のプロパティも確認対象です。元資料を会社から持ち出していない場合でも、作業中の画面に私的な情報が写っていないかを見ます。

写真や図は、自分で用意したものか、利用条件を満たす素材を使います。実在しない業務の作品へ、実在企業のロゴや他人の顔写真を置くと、関係があるように誤認されるおそれがあります。説明に必要でなければ、架空教材の図と文字だけでも十分です。

共有URLを使う場合は、意図した相手が閲覧できるかと、意図しない相手に見せる設定になっていないかを確認します。「リンクを知っている人が見られる」と「検索結果へ広く出す」は同じではありません。提出先が決まっているなら、求められた方法に合わせます。

最後にスマートフォンでも開いてください。表が小さく縮みすぎていないか、画像だけにした文字が読めるか、添付資料へのリンクが切れていないかを確かめます。見出しを追うだけで、作品の目的、制作範囲、確認結果が分かる構成にすると、短い時間でも読んでもらいやすくなります。

次の学習は、作品を見直して残った一つの課題から選ぶ

一件をまとめたら、次に何を学ぶかを作品から決めます。文章が整っても原資料との対応を説明しにくいなら、照合の練習を増やします。表の集計に自信がなければ、文章生成を増やす前にデータの基本を確認します。成果物を増やすことと、苦手を解消することは別に考えましょう。

独学で進める場合は、完成条件を一つ追加した別課題へ取り組めます。例えば「記載のない料金は断定しない」に加えて、「原資料が食い違ったら確認事項へ戻す」という条件を試します。新しいツールを増やすより、同じ手順が別の材料でも使えるかを確かめられます。

添削を受けたい場合は、完成品だけではなく、原資料と確認票も見てもらえるかを確認してください。作品の見栄えへの助言と、条件の読み取りへの助言では、必要な支援が異なります。講座の説明に「ポートフォリオ支援」とあっても、本稿のような事務資料の確認まで対象とは限りません。

独学とスクールを選ぶ判断基準や、無料相談で確認する質問を使い、作品の種類、添削回数、質問方法、費用総額を具体的に確認しましょう。作品が一つできただけで有料講座が必要になるわけではありません。

学習が途中で止まった人は、生成AI学習を再開する計画で、残っている資料から次の一手を決められます。まずは今回の作品に「次に直す一箇所」を書き、次回の学習の入口にしてください。

よくある質問

Q. 実務経験がなくても、AIポートフォリオを作れますか？

A.

架空の課題を使った自主制作として作れます。受注実績や導入実績と混同されないように表示し、入力資料、完成条件、自分の担当範囲を添えてください。採用や受注の評価基準は相手によって異なります。

Q. 最初から作品を3件そろえる必要がありますか？

A.

本稿では一件の確認過程を最後までまとめることから提案しています。提出先が件数を指定している場合は、その指定に従ってください。件数だけで品質や評価が決まるとは言えません。

Q. AIへのプロンプトだけを見せてもよいですか？

A.

プロンプトに加えて、入力の前提、実際の出力、人が修正した理由、確認結果を添えると、使い方と判断範囲を説明できます。社内情報や入力禁止のデータは掲載しないでください。

Q. 時間短縮の数字がないと実績になりませんか？

A.

測定していない数字は載せなくて構いません。原資料の条件を保ったことや、誤りを見つけて修正した過程を具体的に示せます。自主制作を実務での改善成果として表現しないようにします。

Q. 専用サイトを作ったり有料ツールを契約したりする必要はありますか？

A.

まずは手元の文書やPDFにまとめられます。公開・提出方法は相手の指定に合わせ、閲覧権限や個人情報を確認してください。ツールの契約より、作品の中身と説明の整合を先に確かめましょう。